公文的作用：1.明法传令，指挥工作：公文的许多文种，不同程度地规定了有关机关、团体和单位的办事准则和行为规范。
2.联系公务，沟通信息：机关、团体、单位联系公务、沟通信息有多种渠道，但公文是其中最重要的、主要的渠道。
3.宣传教育，引导舆论：机关、团体、单位常常利用下行公文、会议报告、专题讲话等公文，宣传形势，宣讲政策，提出任务，以动员群众，提高认识，统一思想，推动工作。
4.记录记载，以为凭据：公文常常是领导意图、决策的载体，因而它往往是执行公务、安排工作、解决问题、办文办事的依据。
公文也是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证。
发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。
机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
公文的密级一般分三等，分别是绝密、机密和秘密。
公文中常见的字体要求：一、密级：用3号黑体字。
二、紧急程度：“特急”、“加急”用3号黑体字。
三、签发人：“签发人”三个字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
四、标题：正文标题用小标宋体字2号。
逐级行文：只对直属上一级机关或直属下一级机关制发的公文，也是一种有利于维护正常领导关系的常见行文方式。
上行文是下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文，包括逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。
公文用纸的规格：1.公文用纸统一为国际标准A4，正式纸使用GB/T148中指定的A4型纸，其最终卷筒纸尺寸为210mm×297mm。
2.文档纸通常使用纸基重为60g/m至80g/m的胶印纸或复印纸。
3.纸张白度为80%-90%，水平抗折性≥15倍，不透明度≥85%，pH为7.5-9.5。
上行文需要标注签发人。
发文机关的负责人签署姓名。
如果只有一个发文机关，由该机关负责人签署；如果是联合行文，则每个单位的负责人都应签署姓名，称为会签。
上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。